A mund të kthejnë më pak takime largimin e qetë? Hulumtimi thotë 'Po'

Sipas një Studimi i ri nga firma softuerike Otter.ai dhe Universiteti i Karolinës së Veriut në Charlotte. Pjesëmarrësit raportuan se kishin shumë takime në kalendarët e tyre, gjë që i bën ata të ndihen "të mërzitur" dhe "të frustruar".

Në lajme të tjera ... ujë është i lagësht.

Takimet e brendshme kanë qenë një zonë me gjemba për më shumë se një dekadë, por leva e përdorur nga punonjësit në mes të Dorëheqjes Masive duhet t'i motivojë drejtuesit të rishqyrtojnë këtë aspekt të organizimit të tyre. Si ekspert i vendit të punës me disa libra dhe a Biseda TED për thjeshtimin, "zero takime" ka qenë thirrja ime për vite me rradhë.

ADVERTISEMENT

Përmes procesit të kërkimit Pse Fitime të thjeshta, Kam gjetur se kompleksiteti i vendit të punës buron nga dy burime: vetë organizata punonjës individualë. Kompleksiteti organizativ lidhet me rregulloret e industrisë, si dhe me numrin e njerëzve, hapave, vendimeve dhe pikave të të dhënave që kërkohen për të bërë diçka domethënëse në kompaninë tuaj. Për shembull, numri i miratimeve në procesin tuaj të punësimit ose kërkesat e pajtueshmërisë për menaxhimin e të dhënave të konsumatorëve në MB ose Korenë e Jugut.

Kompleksiteti individual, nga ana tjetër, i referohet burokracisë së krijuar nga një person ose një organ i vetëm. Një shembull i botës reale është ai VP që mban një takim javor pesë-orësh ose njësia e biznesit me një aftësi të veçantë për PowerPoints që përmbajnë mbi 200 rrëshqitje.

Në kompaninë tuaj, takimet ndikohen nga kultura organizative si dhe nga individët që i udhëheqin dhe i ndjekin ato. Për të çrrënjosur kompleksitetin në mbledhjet që ju drejtoni ose merrni pjesë, përgjigjuni gjashtë thënieve të mëposhtme ose me "vazhdimisht", "Ndonjëherë", "Rrallë" ose "Kurrë".

ADVERTISEMENT

1. Kaloj 20% ose më pak të kohës time çdo javë në takime/telefonata joproduktive.

2. Unë operoj/inkurajoj ekipin tim të veprojë duke pasur parasysh thjeshtimin.

3. Takimet që drejtoj fillojnë dhe mbarojnë në kohë.

4. Takimet në organin tim kanë një qëllim dhe axhendë të qartë.

5. Në mbledhjet ku unë marr pjesë ftohen vetëm njerëzit thelbësorë.

6. Ndihem rehat duke refuzuar ftesat për mbledhje ose duke deleguar pjesëmarrjen te dikush tjetër.

ADVERTISEMENT

Llogaritni totalin tuaj duke përdorur tabelën e mëposhtme të rezultateve për secilën përgjigje:

· Në mënyrë të vazhdueshme = 0

· Ndonjëherë = 1 pikë

· Rrallë = 2 pikë

· Asnjëherë = 3 pikë

Nëse keni gjatësi 1 deri në 4 pikë, kërkoni mundësi për të thjeshtuar takimet në organizmin tuaj. Tani për tani, ky aspekt i përditshmërisë suaj është funksional, por të paktën një përgjigje "Kurrë" ose "Rrallë" po krijon kompleksitet. Shqyrtoni atë zonë dhe korrigjoni kursin tani për të shmangur kontaminimin në aspekte të tjera të biznesit.

ADVERTISEMENT

Nëse totali juaj është 5 deri në 9 pikë, takimet në organin tuaj po shfaqin simptoma kompleksiteti dhe nëse lihen të pakontrolluara, ka të ngjarë të përhapen në aspekte të tjera të operacioneve. Merrni parasysh kryerjen e një auditimi takimi menjëherë për të përcaktuar se cilat takime janë të vlefshme - dhe cilat duhet të hidhen në një liqen zjarri.

Nëse keni shënuar 10 deri në 14 pikë, takimet janë një burim kryesor i kompleksitetit. Ka të ngjarë që çështja të shkojë përtej organizimit tuaj dhe të shtrihet në të gjithë kompaninë. Me kompleksitetin që prek gjithçka, nga takimet e statusit dhe seancat e stuhisë së ideve deri te planifikimi dhe vendimmarrja, kompania juaj me sa duket ka ngecur në ingranazhet e para në shumë fronte.

Së fundi, nëse keni llogaritur një shumë të 15 ose më shumë, takimet kanë arritur nivele të rrezikshme kompleksiteti. Edhe pse burimet e kompanisë po shpenzohen me një ritëm alarmues, punonjësit e kanë pranuar status quo-në. Njerëzit janë të dorëzuar ndaj një mentaliteti të lënies së qetë të duhanit ose po përpiqen në mënyrë aktive të sabotojnë agjentët e ndryshimit. Sido që të jetë, gjendja e takimeve tuaja kërkon vëmendje të menjëhershme.

ADVERTISEMENT

Tani, ndani gjashtë deklaratat dhe diagnozën me ekipet tuaja dhe kërkojuni atyre të gjenerojnë arsyet e mundshme pse kompleksiteti ka rrëmbyer takimet - dhe ofroni ide për thjeshtim. Programoni një seancë për të diskutuar arsyet dhe zgjidhjet, të cilat duhet të regjistrohen në një tabelë të bardhë.

Pasi të debatoni për realizueshmërinë e zgjidhjeve, bëni një votim se cilat tre do të zbatohen menjëherë - dhe bëjeni atë. Shembuj zgjidhjesh mund të përfshijnë "kufizoni takimet në tetë ose më pak pjesëmarrës" ose "çdo ftesë takimi duhet të përfshijë një axhendë" dhe "angazhohu për të premtet pa takime". Për të parandaluar një rikthim në biznes si zakonisht, merrni parasysh krijimin e një mantra takimi me këto pritshmëri dhe ndajeni atë në të gjithë kompaninë.

Nëse keni nevojë të vërtetoni këtë qasje të re për biznesin më të madh, përfshini një kujtesë se takimet janë të shtrenjta. Reduktimi ose eliminimi i takimeve të panevojshme jo vetëm që do të përmirësojë moralin e punonjësve dhe do të rrisë mbajtjen, por edhe ndihmon organizatat të ulin në mënyrë drastike kostot. Për kompanitë me 100 punonjës, kursimet janë rreth 2.5 milion dollarë në vit dhe për kompanitë me 5000, shifra rritet në më shumë se 100 milion dollarë.

ADVERTISEMENT

Shqyrtimi i mënyrës se si zhvillohen takimet në organizatën tuaj - dhe eliminimi i atyre që e kanë tejkaluar dobinë e tyre - mund të ndihmojë në mbajtjen e punonjësve dhe për ta drejtuar biznesin drejt produktivitetit më të lartë. Inkurajoni ekipin tuaj të refuzojë çdo takim pa një qëllim të qartë, vendimmarrës apo axhendë dhe shpërbleni punonjësit që vazhdimisht demonstrojnë guxim në këtë fushë. Vazhdoni të vini në dyshim takimet e reja dhe të thjeshtoni takimet aktuale dhe do të shihni një zhvendosje nga lënia e qetë e duhanit dhe drejt një mënyre më të zgjuar dhe më të thjeshtë për të punuar.